Sonderleistungen – transparent, klar und fair berechnet

Unser Regelsatz deckt die laufende, planbare Verwaltung Ihrer Immobilie ab. Daneben gibt es Situationen, die außerordentlichen Aufwand erfordern – unvorhergesehene Ereignisse, größere Maßnahmen oder rechtliche Auseinandersetzungen, die weit über den Verwaltungsalltag hinausgehen.

Diese Leistungen erbringen wir selbstverständlich mit demselben Engagement wie unsere Standardleistungen. Wir stellen sie Ihnen separat und transparent in Rechnung – keine Pauschalen, die Sie mitbezahlen, ohne sie zu benötigen, und keine versteckten Positionen, die Sie überraschen. Sie wissen vorab, was was kostet. So funktioniert faire Hausverwaltung.

Außerordentliche Eigentümerversammlung

Eine Eigentümerversammlung pro Jahr ist im Regelsatz enthalten. Erfordert die Situation eine zweite oder dritte Versammlung – etwa wegen einer dringenden Sanierungsentscheidung, eines unerwarteten Schadensereignisses oder einer strittigen Beschlusslage – übernehmen wir Einberufung, Vorbereitung, Leitung und Protokollierung auch dieser Versammlungen.

Auf Wunsch führen wir Eigentümerversammlungen hybrid oder vollständig digital durch – zeit- und ortsunabhängig für alle Beteiligten.

Was wir übernehmen:

• Einberufung mit fristgerechter Tagesordnung und allen gesetzlich vorgeschriebenen Unterlagen
• Vorbereitung der Beschlussvorlagen
• Leitung und Moderation der Versammlung
• Rechtssichere Protokollierung und Versand
• Nachverfolgung der Beschlussumsetzung

Mahnwesen und Hausgeldinkasso

Zahlt ein Eigentümer sein Hausgeld nicht fristgerecht, handeln wir konsequent und rechtssicher in Ihrem Interesse. Wir führen das Mahnverfahren vollständig durch – von der ersten Mahnung bis zum gerichtlichen Mahnbescheid, wenn nötig.

Was wir übernehmen:

• Erste, zweite und dritte Mahnung mit gesetzlich korrekten Fristen
• Einleitung des gerichtlichen Mahnverfahrens
• Koordination mit Fachanwalt für Wohnungseigentumsrecht bei strittigen Fällen
• Überwachung von Ratenzahlungsvereinbarungen
• Dokumentation aller Schritte für die WEG-Abrechnung

Wichtig: Die Verfahrenskosten trägt die WEG – wir stellen lediglich unseren Verwaltungsaufwand gesondert in Rechnung.

Mietrückstand und Mieterinkasso

Bei vermieteten Einheiten in der Sondereigentums- oder Mietverwaltung übernehmen wir das vollständige Mahnwesen gegenüber säumigen Mietern – von der freundlichen Zahlungserinnerung bis zur Einleitung eines gerichtlichen Mahnverfahrens.

Was wir übernehmen:

• Zahlungserinnerung und Mahnstufenverfahren
• Fristgerechte Abmahnung bei wiederholtem Verzug
• Koordination mit Rechtsbeistand bei außergerichtlicher Einigung oder Klageverfahren
• Kautionsabrechnung bei Mietende
• Dokumentation aller Vorgänge

Sanierungsbegleitung und Bauprojektmanagement

Größere Instandhaltungs- und Modernisierungsmaßnahmen sind eines der komplexesten Felder in der Immobilienverwaltung. Wir begleiten Ihr Bauprojekt kaufmännisch und koordinatorisch von der ersten Bedarfsermittlung bis zur abschließenden Rechnungsprüfung.

Als Berliner Unternehmen mit direktem Zugang zu erfahrenen Baupartnern – darunter unser Schwesterunternehmen SpreeBau Pro – verfügen wir über Marktkenntnisse und Netzwerk, die weit über das hinausgehen, was eine reine Hausverwaltung leisten kann.

Was wir übernehmen:

• Bedarfsermittlung und Schadensaufnahme
• Einholung und kaufmännischer Vergleich von Handwerkerangeboten
• Vorbereitung der Beschlussvorlage für die Eigentümerversammlung
• Beauftragung und Vertragsgestaltung mit ausführenden Unternehmen
• Bauzeitenüberwachung und Qualitätskontrolle
• Rechnungsprüfung und freigegebene Zahlung aus der Rücklage
• Dokumentation der abgeschlossenen Maßnahme im Objektordner

Typische Maßnahmen: Dachsanierung, Fassadendämmung und -sanierung, Heizungsmodernisierung, Aufzugserneuerung, Treppenhaus- und Gemeinschaftsflächen-Renovierung, energetische Modernisierung, Balkon- und Terrassen­instandsetzung.

Energieausweis und gesetzliche Prüfpflichten

Jede Immobilie unterliegt einer Reihe gesetzlich vorgeschriebener Prüf- und Dokumentationspflichten. Wir koordinieren diese für Sie vollständig und stellen sicher, dass Ihr Objekt stets in Übereinstimmung mit den aktuellen gesetzlichen Anforderungen geführt wird.

Was wir koordinieren:

• Erstellung und Erneuerung des Energieausweises (Bedarfs- oder Verbrauchsausweis)
• Legionellenprüfung der Trinkwasseranlage (nach TrinkwV)
• Prüfung und Wartung der Rauchwarnmelder
• Aufzugsprüfung durch zugelassene Sachverständige (nach BetrSichV)
• Heizungsinspektion und hydraulischer Abgleich
• Eichung der Verbrauchsmessgeräte (Wasser, Wärme)
• Prüfung elektrischer Anlagen

Mieterhöhung

Die Durchsetzung einer Mieterhöhung erfordert formale Sorgfalt – fehlerhafte Schreiben können unwirksam sein und den Eigentümer um berechtigte Mieteinnahmen bringen. Wir erstellen rechtssichere Mieterhöhungsschreiben und begleiten den Prozess vollständig.

Was wir übernehmen:

• Prüfung der aktuellen Miete gegen den Berliner Mietspiegel
• Erstellung des formell korrekten Mieterhöhungsverlangens
• Berechnung der zulässigen Erhöhung unter Beachtung der Kappungsgrenze
• Kommunikation mit dem Mieter
• Dokumentation und Fristüberwachung
• Bei modernisierungsbedingter Mieterhöhung: Vorbereitung der Modernisierungsankündigung und Erhöhungsberechnung nach §559 BGB

Mieterwechsel und Wohnungsübergabe

Ein Mieterwechsel ist mehr als ein Termin mit Schlüsselübergabe. Wir begleiten den gesamten Prozess – von der Wohnungsabnahme beim ausziehenden Mieter bis zur Übergabe an den neuen Mieter – rechtssicher und dokumentiert.

Was wir übernehmen:

• Übergabeprotokoll bei Auszug mit Fotodokumentation
• Prüfung und Abrechnung der Mietkaution
• Koordination etwaiger Schönheitsreparaturen
• Vorbereitung der Wohnung für die Wiedervermietung
• Übergabeprotokoll bei Einzug des Neumieters
• Dank unserer Maklerkompetenz: schnelle und sorgfältig geprüfte Mietersuche auf Wunsch direkt aus dem Hause New Living

Sonderumlagen und Zwischenabrechnungen

Beschließt die Eigentümergemeinschaft eine Sonderumlage – etwa zur Finanzierung einer größeren Sanierungsmaßnahme – übernehmen wir die vollständige kaufmännische Abwicklung: Berechnung der Einzelbeträge nach Miteigentumsanteilen, Einzug, Verbuchung und Abrechnung.

Ebenso erstellen wir Zwischenabrechnungen bei Eigentümerwechsel – eine häufig unterschätzte, aber rechtlich sensible Aufgabe, die wir mit der notwendigen Sorgfalt durchführen.

Versicherungsschäden und Schadenmanagement

Im Schadensfall – ob Wasserschaden, Sturmschaden oder Einbruch – übernehmen wir die vollständige Koordination zwischen Eigentümern, Handwerkern und Versicherung.

Was wir übernehmen:

• Schadensaufnahme und Erstdokumentation
• Meldung bei der Gebäude- oder Haftpflichtversicherung
• Kommunikation mit dem Versicherungsgutachter
• Beauftragung von Notmaßnahmen zur Schadensabwendung
• Koordination der Instandsetzung
• Überwachung der Schadensregulierung und Rechnungsprüfung

Rechtliche Auseinandersetzungen und Behördenkommunikation

Manchmal lassen sich Konflikte nicht intern lösen – sei es zwischen Eigentümern, mit Mietern oder mit Behörden. Wir koordinieren in solchen Fällen die notwendigen rechtlichen Schritte und stehen als kompetenter Ansprechpartner zur Seite.

Was wir koordinieren:

• Kommunikation mit Behörden (Bauamt, Bezirksamt, Senatsverwaltung)
• Abstimmung mit Fachanwälten für Miet- und Wohnungseigentumsrecht
• Begleitung bei behördlichen Auflagen und Auflagenverfolgung
• Unterstützung bei Abmahnungen oder nachbarschaftlichen Konflikten
• Aktenvorbereitung für gerichtliche Verfahren

Übernahme von Bestandsobjekten mit Rückständen

Einige Objekte, die zu uns wechseln, kommen mit einem Erbe aus der Vergangenheit: fehlende Unterlagen, unklare Beschlusslagen, offene Hausgeldposten oder veraltete Abrechnungen. Wir übernehmen auch solche Objekte und bringen sie in geordnete Verhältnisse.

Was wir übernehmen:

• Vollständige Sichtung und Strukturierung vorhandener Unterlagen
• Aufarbeitung fehlender Abrechnungen
• Klärung offener Forderungen
• Erneuerung oder Erstanlage der Beschlusssammlung
• Einrichtung eines ordnungsgemäßen Rücklagenkontos

Transparenz bei Sonderleistungen – unser Versprechen

Keine Sonderleistung wird ohne vorherige Abstimmung mit Ihnen erbracht – es sei denn, es handelt sich um dringende Notfallmaßnahmen zur Schadensabwendung, bei denen schnelles Handeln erforderlich ist. In allen anderen Fällen erhalten Sie vor Beginn eine klare Aufwandsschätzung.

Alle Sonderleistungen werden separat und nachvollziehbar in Rechnung gestellt – mit Angabe des Grundes, des Datums und des erbrachten Aufwands. Keine Überraschungen, keine Pauschalen, die Sie für Leistungen bezahlen, die Sie nicht benötigt haben.